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Preguntas Frecuentes

1. ¿Qué es Compliance?

Palabra de origen inglés que en el contexto legal significa “cumplimiento”, aunque su traducción más extendida es “cumplimiento legal”.

En la actualidad, “compliance” se aplica de forma masiva y general al cumplimiento de las leyes, normas y normativas vigentes a las cuales están sometidas las personas jurídicas (autónomos y empresas de cualquier envergadura).

En España, desde el año 2010, las personas jurídicas (los autónomos, sociedades mercantiles, cooperativas, asociaciones y fundaciones) tienen responsabilidad penal de los delitos cometidos por sus representantes legales y directivos, así como los cometidos por sus empleados y pueden ser sancionados conforme al código penal. La reforma efectuada por la ley orgánica 1/2015 amplía la responsabilidad y ofrece una salida a las empresas que acrediten disponer de un sistema de compliance eficaz adaptado a la actividad profesional.

Es importante señalar que el compliance no solamente encuentra definición en el ámbito penal, sino que abarca el cumplimiento de cualquier norma aplicable en cada momento en aquellas jurisdicciones en las que actúe la empresa.

2. ¿Qué es un Programa de Compliance?

Es un conjunto de sistemas y protocolos establecidos por y para la actividad de personas jurídicas (autónomos, sociedades mercantiles, cooperativas, asociaciones y fundaciones) con la finalidad de mejorar el funcionamiento interno y protegerse ante las posibles sanciones e incumplimientos, es decir, un plan de prevención legal.

Nuestros programas de compliance se basan en los análisis previos de todas áreas funcionales de las personas jurídicas, es decir, que tomamos pleno contacto con nuestros clientes y con toda la estructura funcional de la sociedad (infraestructuras, personal, departamentos,stakeholders...etc.). Para desarrollar un programa de compliance, se analiza toda la información obtenida durante la auditoría previa, y a partir de aquí se genera un mapa de riesgos y responsabilidades legales que culminan en el oportuno programa de compliance.

La formación en compliance es una parte esencial de cualquier programa de compliance al ser una de las mejores medidas de prevención para cualquier empresa. Las autoridades exigen que las empresas formen a sus empleados en Compliance. La formación debe de ser acreditada por las empresas y se debe repetir con regularidad. Se trata de una formación continua que debe adaptarse a cualquier modificación.

En 3C Compliance disponemos de un completo, eficaz e innovador Toolset de Compliance (Kit de herramientas de compliance) que incorpora formación online y offline en distintos formatos (Webinar adaptado, curso de e-learning, seminarios presenciales y juegos presenciales.

Nuestro Toolset de Compliance nos permite realizar las implantaciones de programas de compliance con el más alto nivel, grado de satisfacción y eficiencia, avalado por las más prestigiosas empresas de formación e implantación de compliance al nivel mundial. Asimismo nos permite adaptar con gran facilidad programas existentes a las mejores prácticas internacionales y en particular a la ISO 19600.

3. ¿Las personas jurídicas (autónomos, sociedades mercantiles, cooperativas, asociaciones y fundaciones) tienen obligación de implantar un Programa de Compliance?

Actualmente no existe una obligación expresa.

Sin embargo, la Fiscalía General del Estado ha afirmado que, en el caso de que una persona jurídica cometa un delito penal (bien por dolo o negligencia del autónomo, de los directivos y/o empleados) disponer de un programa de compliance podría eximirle de la/s oportuna/s sanción/es o minimizarlas.

Llegados a este punto, es importante destacar las declaraciones de la Fiscal General del Estado, Dña. Consuelo Madrigal, los programas de compliance no deben percibirse como un seguro para las empresas. Muchas empresas se han dotado de completos y costosos programas de compliance con la única finalidad de eludir el reproche penal.

Por lo tanto, un programa de compliance no consiste en generar un bloque de documentación de cientos de folios y certificados para posteriormente ser clasificado y guardado en un cajón bajo llave para disponer de él en caso de necesidad.

Los programas de compliance deben orientarse a lograr una mejor cultura corporativa y a integrar los valores de la empresa dentro de su propia estructura. Asimismo, un programa de compliance no puede solamente regular de manera rígida los procesos de una empresa. Debe ser flexible, debe poder adaptarse a las incidencias que de manera especial puedan suceder dentro y fuera de la empresa.

El Tribunal Supremo dictó su primera sentencia en la que examinaba la responsabilidad penal de las personas jurídicas. Siete de los 15 magistrados, es decir, casi la mitad de los magistrados que formaron el Pleno, y con sus votos particulares, han discrepado en mayor o menor medida de la doctrina que recoge la sentencia. Concretamente, y como conclusiones, proponen que constituirá una obligación para las personas jurídicas contar con unos mecanismos eficaces de control para prevenir riesgos en el seno de su actividad social; los sistemas de Compliance.

4. ¿Las personas jurídicas (autónomos, sociedades mercantiles, cooperativas, asociaciones y fundaciones) deberían tener un Programa de Compliance?

Sí, sin duda. Los riesgos y las consecuencias de no hacerlo son per se demasiado elevados.

Por ejemplo, una simple negligencia (aunque no tenga intencionalidad) puede tener como consecuencia penal sanciones económicas que pueden llegar a superar el millón de euros, la paralización temporal de la actividad o cierre temporal de la empresa, e incluso, la disolución irrevocable de la misma.

Los órganos de administración de la sociedades mercantiles, de las cooperativas, asociaciones y fundaciones (es decir, los miembros que lo conforman) pueden ser sancionados con penas de prisión.

Para mayor información, puede consultar la Circular 1/2016 de la Fiscalía General del Estado, o ponerse en contacto con nosotros para realizar un consulta sin compromiso.

5. ¿Cuánto cuesta un Programa de Compliance?

No existe una tarifa estandarizada ya que todo programa debe adaptarse a las circunstancias y actividades de cada empresa.

El coste económico de un programa de compliance, en toda su extensión o cualquiera de sus áreas (sean o no independientes), es directamente proporcional a la complejidad global de su implantación (incluyendo la auditoría previa, análisis, desarrollo etc.).

Es importante señalar que las mejores prácticas internacionales establecen que los programas de compliance no deben ser uniformes, es decir, no existe un programa común para todas las personas jurídicas. Todos los programas son individuales, independientes e intransferibles, ya que por lógica, todas las personas jurídicas son distintas en sus propias circunstancias. No obstante es necesario seguir las recomendaciones internacionales tales como la ISO 19600 como guía y adaptarlas a cada empresa.

Un programa de compliance requiere de un presupuesto a medida, siempre.

Un programa de compliance no debe percibirse, en ningún caso, como una carga o un gasto innecesario o superfluo. Se trata de una inversión que es preciso realizar no solo para prevenir posibles sanciones, sino para un mejor funcionamiento de la actividad.

Por ejemplo: si 3C Compliance realiza una implantación de un programa de compliance que fije los protocolos de actuación que eviten y delaten posibles situaciones delictivas por parte de empleados y de los miembros del órgano de dirección, el ahorro económico comparativo frente a la inversión realizada sería muy elevado, siempre y cuando dicha situación delictiva se llevara al efecto sin poseer dicha implantación. Recordemos la premisa de W. Buffet:

"Podemos permitirnos perder dinero, incluso mucho dinero, pero no podemos permitirnos perder reputación, ni siquiera una pizca de reputación."

También es cierto que el órgano de dirección, o el administrador de una sociedad por pequeña que sea, puede considerar que este caso, entre otros posibles los 31 delitos tipificados, no van a ocurrir y que por tanto es innecesario invertir en compliance. Por favor, no permita que le engañen: es el administrador o el órgano de gobierno a quien le compete la asignación de medios y recursos para la implantación de su propio programa de compliance. La falta de asignación de estos recursos puede ser interpretado como una actuación negligente del administrador u órgano de gobierno y puede implicar consecuencias penales.

6. ¿Podemos implantar paso a paso nuestro Programa de Compliance?

Es altamente recomendable alcanzar un mínimo de estabilidad que dependerá de la complejidad y exposición de la persona jurídica y su actividad. Sin embargo, por múltiples situaciones que se dan en cualquier persona jurídica, las implantaciones pueden ser parciales, graduales o específicas.

3C Compliance ofrece un abanico de servicios profesionales que pueden ser adquiridos/contratados de manera independiente.

Por ejemplo: una sociedad que ya disponga de una completa y adecuada implantación de LOPD (ley orgánica de protección de datos), no requerirá de nuestros servicios en dicha materia, lo cual no significa que esté excluida de nuestra previa auditoría para garantizar todas las áreas relacionadas con dicha implantación.

Otro ejemplo: una persona jurídica que ya disponga de un Plan de Compliance lo suficientemente estable, pero que perciba la necesidad de adquirir e implantar el sistema de Whistleblowing o Canal de Denuncia Anónimo de 3C Compliance.

7. ¿Las implantaciones de 3C Compliance, completas, parciales o específicas, tienen seguimiento y soporte continuo?

Sí, inequívocamente.

No es posible garantizar el éxito de un plan de compliance, total o parcial, sin un seguimiento y soportes de continuidad. En 3C Compliance, cada programa de compliance lleva asociado un método de seguimiento flexible que arropa a nuestros clientes en todo momento.

En ocasiones, la persona jurídica posee un Compliance Officer (una persona cualificada, conocedora del contenido y alcance de sus funciones, responsable de la implantación y seguimiento del programa de compliance de la persona jurídica. El Compliance Office puede ser un miembro de la plantilla de la persona jurídica o una persona física o jurídica externa). En estos casos nuestro servicio provee al Compliance Officer de la asistencia y orientación jurídica necesaria ya que, podría recaer sobre él toda la responsabilidad penal por los delitos cometidos en el seno de la empresa.

En 3C Compliance no esperamos a que se produzcan cambios en las personas jurídicas o bien situaciones de incumplimiento. La excelencia de nuestros programas de compliance viene predeterminada por nuestro método, donde la prevención es parte de nuestra política de implantación y demostrada garantía de éxito.

En Compliance, el seguimiento es condición sine qua non para un programa de prevención real y eficaz. Es por ello que todos nuestros servicios llevan implícito el seguimiento y soporte de la más alta calidad.

8. ¿Qué herramientas de formación poseen para implantar de manera ágil y efectiva un Programa de Compliance?

Toolset de 3C Compliance.

La formación en Compliance es esencial como medida de prevención para cualquier empresa. Las autoridades exigen que las empresas formen a sus empleados en Compliance. La formación debe de ser acreditada por las empresas y se debe repetir con regularidad. Se trata de una formación continua que debe adaptarse a cualquier modificación de la ley o el entorno.

Conocemos la complejidad en torno a la formación para las empresas y sus miembros, los problemas de tiempo y dedicación (por ejemplo, en los casos de los órganos de dirección, o de los empleados con un elevado ejercicio de sus funciones fuera del entorno de oficinas), la poca flexibilidad de horarios que pueden llegar a presentarse, así como la energía física y psíquica disponible después de intensas jornadas de trabajo.

Por ello en 3C ofrecemos formación ONLINE y OFFLINE. Nuestros programas de e-Learning poseen un gran número de módulos disponibles. También ofrecemos formación PRESENCIAL adaptada a cada tema o empresa, webinars y formación práctica a través del exitoso juego Integrity Now!.

Consulte aquí más información sobre nuestro Toolset de Compliance.

9. ¿Qué es y qué finalidad tiene un Canal de Denuncia?

Es un protocolo más, seguro y legal.

Es la manera de conocer desde dentro y/o desde fuera de la persona jurídica lo que en ella está aconteciendo de manera irregular o delictiva, sin poner en riesgo la identidad del denunciante ni perjudicar la actividad diaria de la persona jurídica, y sin menoscabar la calidad e importancia de la información, cuya última perjudicada es sin duda la persona jurídica.

Para una mayor comprensión de este servicio de actualidad en Compliance, le recomendamos que acceda a la publicación de una de nuestras CEO & Socia Fundadora (Dña. Katharina Miller) en la prestigiosa revista nacional española Compromiso Empresarial, con el título: Los ‘whistleblowers’ o denunciantes siguen sin protección en España.

En 3C Compliance disponemos de un servicio de calidad superior en materia de “Whistleblower” o “Canales de Denuncia”. Ofrecemos distintas modalidades, Tell Me Line y Ask Me Line, dónde permitimos que se puedan realizar preguntas anónimas.

También ofrecemos la modalidad OMBUDSMAN, dónde procesamos las denuncias de los empleados de la persona jurídica y de personas externas a la empresa, para evitar la fiscalización del Gobierno Corporativo. Este tipo de servicio demuestra la transparencia del más alto órgano de dirección de las personas jurídicas.

El sistema se gestiona desde un centro de datos y servidores de alta seguridad en Alemania que impide el acceso de terceros, garantizando la absoluta confidencialidad de la información.

10. ¿Puedo solicitar alguna demostración gratuita?

Sí, por supuesto.

3C Compliance pone a disposición de sus clientes (y de aquellos que contemplen serlo) demostraciones personalizadas y gratuitas en todas las herramientas de nuestro Toolset de Compliance.

Así mismo, nuestra primera visita a la hora de resolver cualquier duda relacionada con los servicios que 3C Compliance puede implantar en su compañía es completamente gratuita y sin compromiso.

El procedimiento de solicitud únicamente requiere contactar con nosotros para fijar los preparativos de la demostración.